Dalam setiap proses pengiriman tentu perusahaan penyedia jasa ekspedisi pengiriman memiliki SOP nya masing-masing. Pemberlakuan SOP ini dilakukan supaya proses pengiriman suatu barang bisa dilakukan dengan lancar dan minim hambatan.
Tabel Artikel
Pembagian Jenis SOP
Biasanya pembuatan SOP pengiriman barang akan ditentukan berdasarkan jenis pengiriman-nya masing-masing. Misalnya untuk pengiriman express, instant, standar, cargo, dan lain sebagainya.
Pembuatan SOP untuk setiap kategori pengiriman tersebut ditujukan untuk mempermudah proses pengiriman itu sendiri. Selain itu biasanya perusahaan penyedia jasa ekspedisi juga akan menyediakan SOP khusus untuk jenis barang-barang tertentu.
Misalnya SOP untuk pengiriman barang elektronik, SOP untuk pengiriman baterai, SOP untuk pengiriman benda cair, serta ada juga yang membuat SOP untuk pengiriman benda berbahaya.
Selanjutnya pihak penyedia jasa ekspedisi juga akan mempersiapkan SOP pengiriman barang sesuai dengan beratnya. Hal ini biasanya akan dikaitkan dengan jenis paket pengiriman yang bisa digunakan oleh pelanggan dalam proses pengiriman.
SOP Pengiriman
Meski SOP pengiriman dibuat berbeda-beda sesuai dengan jenis pengiriman-nya masing-masing, namun saat ini ada lima tahapan utama yang harus ada dalam SOP pengiriman, di antaranya adalah:
-
Penempatan Pesanan
Tahap pertama yang akan dilakukan saat sudah menerima pesanan adalah dengan mengidentifikasi detail pesanan-nya. Seperti jumlah pesanan, berat serta volume, jenis barang, serta alamat pengiriman barang tersebut. Jika ternyata suatu perusahaan memiliki banyak gudang, maka manajemen dari pesanan tersebut akan otomatis menentukan lokasi terdekat dari gudang tersebut.
Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi ketersediaan barang pada satu gudang, alamat pengirim, serta alamat penerimanya. Dengan begitu pihak jasa ekspedisi bisa meminimalkan proses transit yang terlalu banyak selama proses pengiriman.
-
Pick Up Barang
Proses ini dilakukan untuk mengambil barang-barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Proses ini harus dijalankan dengan ter-struktur supaya bisa dikerjakan dengan efektif dan efisien. semakin cepat barang di ambil, akan semakin cepat juga proses pengemasan dan pengiriman dari suatu barang.
Untuk proses pick up barang ini terbagi ke dalam tiga strategi yang berbeda, di antaranya ada pengambilan barang secara batch, pengambilan barang berdasarkan zonanya, serta pengambilan barang secara satuan.
Setelah barang sudah berhasil terambil selanjutnya Anda bisa memasukkan data dari barang tersebut ke sistem secara manual menggunakan slip resi, ataupun secara otomatis dengan melakukan scan barcode.
-
Sortir
Saat barang sudah berhasil di pick up dan datanya sudah berhasil di input ke dalam sistem, langkah selanjutnya adalah melakukan menyortir. Langkah ini dilakukan dengan cara menyortir setiap barang sesuai dengan wilayah pengiriman-nya masing-masing. Proses menyortir ini harus dilakukan secara teliti, sebab jika Anda salah menyortir suatu barang maka barang tersebut akan terkirim ke alamat yang salah.
Biasanya proses penyortiran ini tidak hanya dilakukan sekali, nantinya saat sudah sampai di gudang tertentu akan dilakukan menyortir kembali untuk bisa dikirim ke wilayah yang lebih spesifik.
Saat ini ada beberapa jenis proses penyortiran yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa ekspedisi. Ada penyortiran yang dilakukan secara manual dengan melihat detail alamat dan memisahkan ke wadah-wadah tertentu.
Ada juga yang dilakukan secara otomatis by system, jadi nantinya barang akan dimasukkan ke dalam konveyor untuk selanjutnya dipisahkan sesuai dengan alamat yang terbaca di sistem. Biasanya sistem sortir otomatis ini hanya tersedia di gudang pusat atau gudang besar dari jasa ekspedisi.
-
Sortir Pengemasan
Setelah barang sudah berhasil di sortir selanjutnya adalah proses pengemasan. Proses pengemasan ini di lakukan untuk memastikan barang sudah dikemas dengan baik dan sudah ditempeli dengan resi pengiriman yang sesuai.
Nantinya jika ada proses pengemasan yang tidak sesuai pihak jasa ekspedisi akan menghubungi Anda untuk melakukan proses pengemasan ulang. Karena barang yang tidak memenuhi standar pengemasan akan sangat riskan untuk dilakukan pengiriman.
-
Barang Siap Untuk Dikirim
Saat semuanya sudah dirasa aman, selanjutnya barang bisa langsung dikirim. Proses pengiriman ini bisa dilakukan langsung kepada penerima atau juga dilakukan dengan mengelompokkan barang-barang tersebut ke wilayah pengiriman yang sama.
Namun pada umumnya proses pengiriman barang akan dilakukan secara kolektif bersama barang lainnya yang memiliki tujuan wilayah yang sama. Proses pengiriman secara kolektif ini mampu membuat proses pengiriman lebih efektif dan efisien. Sebab dalam sekali pengiriman beberapa barang dengan wilayah pengiriman yang sama dapat di selesaikan dalam satu kali perjalanan.
Kesimpulan
Dari beberapa poin di atas dapat disimpulkan bahwa SOP yang dijalankan oleh perusahaan penyedia jasa ekspedisi dimaksudkan untuk membuat selurus proses dari pick up barang sampai ke pengiriman berjalan dengan efektif dan efisien. Dengan proses pengambilan serta pengiriman yang cepat tentu akan membuat pelanggan puas dan akan melakukan pemesanan berulang pada perusahaan Anda.
Semoga informasi dari jasa pengiriman cargo, semoga artikel ini dapat memberikan pencerahan bagi Anda yang saat ini sedang merancang SOP pengiriman untuk perusahaan Anda. Akhir kata, tetap semangat!