Orang-orang yang bekerja di divisi HRD pasti sangat paham betapa rumitnya permasalahan administrasi karyawan, terutama pada perusahaan besar. Berbagai data harus dikumpulkan dengan sangat detail, termasuk data diri, finansial, data keluarga, riwayat karier karyawan dan lain sebagainya.
Ketika perusahaan berkembang semakin besar dan maju, maka otomatis jumlah karyawan juga akan meningkat. Semakin banyak karyawan yang dimiliki oleh suatu perusahaan, semakin rumit pula pendataan yang dilakukan oleh pihak HRD. Terlebih untuk menjaga keamanan data karyawan yang juga bukanlah tugas yang mudah.
Sudah sejak lama, banyak HRD yang menggunakan Excel dan juga Spreadsheet untuk mendata karyawan mereka. Sayangnya, kedua aplikasi ini dinilai kurang efektif dalam pendataan dan penyimpanan data karyawan.
Terutama bagi perusahaan besar yang memang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, sistem yang digunakan tentu saja lebih canggih, efektif, dan aman. Kemudian, seiring dengan perkembangan teknologi yang berkembang dengan sangat pesat, muncullah teknologi sistem HRD berbasis cloud yang dikenal lebih fleksibel dan aman digunakan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan serta perusahaan.
Penggunaan Sistem HRD Berbasis Cloud
Untuk mengatasi keresahan saat menggunakan Excel ataupun Spreadsheet, banyak kantor kemudian beralih menggunakan sistem HRD yang sudah berbasis clouds. Teknologi yang satu ini terbukti dapat memberikan keamanan ekstra pada data karyawan yang terdapat pada sistem karena hanya yang bersangkutan saja yang bisa mengaksesnya.
Meningkatnya sistem keamanan hanyalah menjadi salah satu manfaat dari penggunaan sistem HRD berbasis Cloud bagi perusahaan. Untuk lebih detailnya, simak beberapa manfaat dan keuntungan lainnya yang perusahaan dapatkan saat menggunakan sistem HRD berbasis clouds di ulasan berikut ini.
Pentingnya Penggunaan Sistem HRD Berbasis Clouds
Cloud Computing atau sistem cloud adalah penggabungan antara teknologi komputer dengan pengembangan berbasis internet yang bisa menjalankan aplikasi atau program melalui komputer. Akan ada beberapa keuntungan bagi perusahaan saat menggunakan sistem cloud yang satu ini.
Penggunaan ini juga erat kaitannya dengan pentingnya peran sistem berbasis clouds ini bagi perusahaan. Berikut ini beberapa alasan mengapa sistem HRD berbasis clouds sangat penting bagi perusahaan.
- Security
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa bagi sebuah perusahaan, baik kecil, menengah, hingga perusahaan besar, data karyawan adalah data berharga yang harus dijaga dengan baik keamanannya. Bukan hanya data para karyawan, data lainnya seperti data penjualan, produk, data client, dan lain sebagainya juga harus dilindungi dan terjamin keamanannya.
Sistem berbasis Clouds sudah terkenal akan sistem keamanannya sehingga banyak sekali perusahaan besar yang mengandalkan sistem ini untuk melindungi data penting mereka. Jaringan internasional yang digunakan oleh sistem clouds memiliki data yang terpusat dan dapat di back up. Jadi, meskipun data sempat hilang atau terhapus, Anda masih dapat memulihkan Kembali data tersebut.
Lihat juga : Strategi Efektif SEO untuk E-Commerce
- Penghematan biaya
Dengan menggunakan aplikasi berbasis cloud, Anda dapat menghemat biaya operasional dengan tidak harus mengeluarkan uang untuk pembelian hardware atau software. Selain itu, tidak ada biaya tambahan untuk pengelolaan, pemasangan, dan pemeliharaan oleh para profesional TI.
Perusahaan tidak perlu pusing mengalokasikan anggaran khusus untuk membeli dan memelihara perangkat keras seperti hard drive untuk menyimpan semua dokumen karyawan yang ada. Selain itu, sistem absensi online ini memungkinkan bisnis untuk pengadaan kertas lebih hemat dan efisien.
- Mobilitas
Aplikasi HRD berbasis cloud memudahkan akses data perusahaan melalui smartphone, mengingat lebih dari 2,6 miliar smartphone telah digunakan di seluruh dunia saat ini. Karyawan dengan jadwal sibuk atau jauh dari kantor dapat mengakses aplikasi HRD untuk mendapatkan informasi terbaru tentang kolega dan kebijakan. Karyawan yang sering bekerja dari jarak jauh, bekerja dari rumah, atau di kantor memiliki akses mudah ke kebutuhan mereka sendiri.
- Fleksibilitas
Orang-orang dalam suatu organisasi memiliki batas fokus pada semua tanggung jawab. Jika teknologi menjadi masalah saat ini, mintalah karyawan untuk lebih memperhatikan komputer dan penyimpanan data. Bagaimana Anda bisa fokus pada tujuan bisnis Anda dan melayani pelanggan Anda sepenuhnya?
Jika HRD sudah menggunakan aplikasi berbasis cloud, perusahaan Anda akan memiliki fleksibilitas keseluruhan yang lebih besar daripada mempekerjakan perusahaan lain untuk mengelola departemen SDM. Kebebasan dan fleksibilitas yang lebih besar akan sangat meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan.
Lihat juga : Panduan Memasang Iklan di Google Ads
- Meningkatkan kolaborasi
Saat perusahaan Anda memiliki banyak karyawan, kolaborasi menjadi prioritas utama dan aplikasi HRD ini memfasilitasi kolaborasi. Karyawan dapat dengan mudah dan aman melihat dan berbagi informasi antar aplikasi.
Aplikasi HRD berbasis cloud mendukung lingkungan kerja yang proaktif, meningkatkan teknologi, mengurangi limbah kertas, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi emisi terkait komputer. Benefit seperti uang lembur, absensi online, gaji pegawai, cuti otomatis, dan PPh 21 semua dapat dilakukan secara online.